Każda praca jest dobra, o ile jest dobrze wykonywana. 

                               Albert Einstein

                Po czym jednak poznać, że jest wykonywana dobrze, lub choćby poprawnie? Po uśmiechu na twarzy szefa czy szefowej? Uczuciu radosnego zmęczenia po długim dniu pracy? Niestety, powyższe metody bywają zawodne. Wyobraźmy sobie architekta, który weryfikuje kąty pomieszczeń jedynie mrużąc oczy i wysilając wzrok. Z pewnością dostrzeże więcej niż ja czy Ty, wciąż jednak nie polecałbym zawierzać mu w kwestii sufitu, pod którym będziemy jadać obiad. Wydaje się to dość oczywiste ale w dalszym ciągu wielu spośród nas stosuje metodę „na oko” w codziennym działaniu.

                Z tego tylko względu, że nie zajmujemy się zawodowo chirurgią lub inżynierią, nie powinniśmy porzucać obiektywnych narzędzi, za pomocą, których wyrysujemy mapę swojej pracy, lub zadań swoich podwładnych. Ciągnąc myśl wielkiego fizyka warto byłoby dodać, że każda praca nie tylko jest dobra ale i ważna, gdyby bowiem nie była istotna, dlaczego ktokolwiek miałby być skłonny za nią płacić?

                Skoro praca, nasza, naszego zespołu, ma swoją wartość, potrzebujemy twardych wskaźników za pomocą, których będziemy ją w stanie opisać. W tym celu powstały KPI (kluczowe wskaźniki efektywności). Służą prezentowaniu kluczowych celów (indywidualnych lub zespołowych) oraz stopnia ich realizacji w relacji do wartości pierwotnie zakładanych. Nie zamierzamy oczywiście pisać, że ich stworzenie jest rzeczą prostą – zdecydowanie nie jest. Mimo to warto je jednak posiadać w naszej organizacji.

                Tworząc KPI dla swojej załogi, powinniśmy mieć na względzie, że wyróżnić nimi należy jedynie najistotniejsze informacje. Są to wskaźniki kluczowe dla funkcjonowania zespołów i poszczególnych pracowników, powinniśmy więc traktować je jak czytelny i poręczny kompas, który pokazuje jedynie najważniejsze kierunki. W tym celu warto wygospodarować sporo czasu, swojego i współpracowników, na postępujące po sobie spotkania i narady. Pamiętajmy bowiem, że zależy nam na otrzymaniu do rąk użytecznego narzędzia pomiarowego. W kontekście ustalania KPI ostatnie czego sobie życzymy to kolejny excel zdobiony w tabele i formuły, z których wynikają różne wnioski, zależnie od obserwatora.

                Jakie zaś wskaźniki powinniśmy wziąć pod uwagę? To już zależy od specyfiki Waszego biznesu – odpowiedzi próżno szukać w poradnikach. Jak pisałem, istotna jest kluczowość i wąska specyfika parametru, który bierzemy na warsztat. Przykład? Jeśli prowadzicie działalność handlową KPI może być liczba transakcji dokonanych przez Waszych doradców, liczba spotkań czy telekonferencji wydaje się już zbyt mało precyzyjna. Kolejny przykład? KPI dla rekrutera może być liczba zatrudnionych pracowników spełniających założone kryteria. Sama liczba rozmów rekrutacyjnych także stanowi istotny wskaźnik, oznaczany jednak krócej jako PI (wskaźnik efektywności), i jeśli już chcemy umieszczać go na legendzie naszej mapy, powinien być wytłuszczony mniejszą czcionką jako nieprzystający do koszyka kluczowych.

                Kolejną rzeczą o jakiej powinniśmy pamiętać jest oddzielenie KPI – opisujących cele zespołów i jednostek, od KRI (kluczowe wskaźniki rezultatów) – odnoszących się do celów naszej organizacji nie uwzględniających wkładu pracy ludzi i zespołów a jedynie jej efekt. Przede wszystkim miejmy zaś na uwadze, że jakikolwiek kształt przybiorą Wasze ostateczne ustalenia, mają one dla Was stanowić wsparcie i ułatwienie, nie będąc jednocześnie przyczyną konfuzji i niepewności. W związku z tym należy wygospodarować na proces tyle czasu ile okaże się konieczne i, w ostateczności, raczej go zarzucić niż wdrożyć w niepełnym kształcie.

Lubię pracę. Praca mnie fascynuje. Mogę siedzieć i patrzeć na nią godzinami.

Jerome K. Jerome

                Co zaś z monitorowaniem wskaźników? Znów – odpowiedź zależy od specyfiki biznesu jaki prowadzicie. Z inną częstotliwością będziemy badać liczbę osób zatrudnionych przez dział rekrutacji, z inną zaś liczbę procesowanych umów. Ostatecznie, chodzi nie o to by odznaczyć w harmonogramie, że spojrzeliśmy na tę czy inną liczbę, lecz o to by nasza czujność zwracała nam konkretny rezultat, rezultat w postaci płynnej, efektywnej i dobrze skoordynowanej pracy.

Radosław Wnukowski

databroker S.A.