„Dwa monologi nie czynią dialogu.”

Jeff Daly

Z pewnością niejednokrotnie doświadczyliście rozmowy z osobą tak mocno przejętą własnymi słowami, że zdają się one wypierać z Jej świadomości rozmówcę. Słowa płyną niepowstrzymanym strumieniem, tworząc wraz z innymi monologami zgrzytliwy dysonans. Przypomina to jednoczesne odtwarzanie programu publicystycznego i przyrodniczego, które, prócz godziny emisji, nie mają żadnego punktu wspólnego.

Sztuka skutecznej komunikacji polega przede wszystkim na słuchaniu. Jeśli nie słyszymy tego co ma nam do powiedzenia druga strona, nie jesteśmy w stanie jej zrozumieć. Bez zrozumienia natomiast, nie ma możliwości rzeczywistego porozumienia. Brzmi to dość banalnie, banalne jednak nie jest. Zwłaszcza, że efektywność komunikacji wpływa bezpośrednio na skuteczność prowadzenia biznesu. W jaki więc sposób zdiagnozować problemy we własnej organizacji i jak wdrażać ewentualny plan naprawczy?

Obieg maili czyli układ krwionośny organizacji

Jeśli wymiany maili przybierają huraganowe tony i rozmiary a poprzez wytłuszczone czcionki i znaczące wielokropki można niemal wyczuć zapach skóry palonej uderzeniami w rozgrzaną klawiaturę, zdecydowanie może to wskazywać, że czas na znaczące zmiany. Umiejętnością sprawnego managera powinno być precyzyjne określenie czy dyskusja ma wymiar merytorycznej wymiany czy oznacza, że pewne obszary dyskusji nie zostały wcześniej odpowiednio rozjaśnione i zakomunikowane. Emocje, zwłaszcza negatywne, najczęściej biorą się z wzajemnego niezrozumienia. Jeśli jesteśmy pewni profesjonalizmu naszej kadry, warto spojrzeć na rozgrzane emocje z boku i zlokalizować ich źródło. Zwłaszcza w dobie pracy zdalnej na boczny tor mogą odjechać ważne dla zespołu spotkania, aktualizacje lub umknąć istotne informacje, których pozbawieni są nasi współpracownicy. Warto więc pamiętać, że komunikatory służą nie tylko do przekazywania zwięzłych danych ale mogą być również stosowane jako wehikuły dla spotkań statusowych i regularnych e-spotkań w ramach zespołów lub multizespołowych.

Brak informacji zwrotnej

W zasadzie trudno znaleźć publikację na temat komunikacji w zespole, w której nie porusza się tematu informacji zwrotnej. Nie bez powodu jednak to zagadnienie stale przewija się w tle dyskusji. Niezwykle często zdarza się, że za nieudanym projektem czy wdrożeniem nowego członka zespołu stoi brak obustronnej komunikacji. Nie wiemy czy nasza praca jest pozytywnie oceniana ani co oznacza dla organizacji, tymczasem w tle rośnie chaos i dezorientacja. Umiejętność przekazywania informacji zwrotnej to zdolność, którą warto ćwiczyć zarówno u siebie jak weryfikować ją u pracowników, przyglądając się bacznym okiem wymianom mailowym i bezpośredniej komunikacji w zespole.

Sztuka prowadzenia dialogu, wypowiadania nacechowanych treścią fraz i słuchania często jest bagatelizowana. Nierzadko można usłyszeć, że „to takie oczywiste”, choć praktyka rynkowa i doświadczenie podpowiadają, że niestety tak nie jest. Są to umiejętności, do których można mieć predyspozycje bądź nie ale trzeba je szkolić i pielęgnować jak inne kompetencje i traktować jak praktyczne narzędzia pracy.

Radosław Wnukowski

databroker S.A.