Pośród korzyści wynikających ze wsparcia outsourcera wymienia się najczęściej: możliwość korzystania z gotowej infrastruktury i opracowanego wcześniej know how, uwolnienie własnych zasobów w kierunku działania na pierwotnej dla organizacji płaszczyźnie oraz redukcję kosztów projektu. W kontekście zagrożeń powraca zaś mantra „ograniczonej kontroli nad procesem”. Postanowiliśmy więc wyjść naprzeciw obawom i opisać, krok po kroku, co dzieje się z projektem, który opuszcza „statek matkę” i startuje w podróż ku strukturom zewnętrznym.
Zacznijmy naszą wycieczkę od kilku informacji porządkujących. Po pierwsze, pamiętajmy, że projekt jaki decydujecie się powierzyć outsourcerowi nie ucieka z orbity Waszych wpływów. W dalszym ciągu jest poddawany starannej kontroli, przy czym kontrola ma teraz dodatkowe źródło – Waszego zleceniobiorcę. Po drugie, zanim dojdzie do uruchomienia projektu ma miejsce wiele spotkań w trakcie, których ustalacie jakie ramy współpracy będą dla Was komfortowe oraz wzajemnie opłacalne. Jak to wygląda w praktyce? Odsyłamy do jednego z naszych tekstów https://databroker.pl/poradnik-budowania-projektu-6-krokow-w-7-milowych-butach/ obecnie zaś skupmy się na rozważaniach nieco mniej teoretycznych.
Zanim dojdzie do uruchomienia akcji w jej wersji pełnej, tworzymy pewnego rodzaju demo. Dochodzi do serii testów w specjalnie przygotowanym do tego środowisku technologicznym. W testach może, choć nie zawsze ma takie życzenie, uczestniczyć klient. Co zaś weryfikujemy? Jakość połączeń, działanie IVRów, możliwości systemu oraz przygotowanie dedykowanych do obsługi specjalistów. To bardzo ważny czas, który często rodzi serie nowych pytań i pomysłów, usprawniających dalsze działania. Jeśli wszystko funkcjonuje zgodnie z oczekiwaniami – możemy zaczynać.
Jak wygląda realny start akcji? Przeważnie, choć znów, zależy to od wcześniejszych ustaleń i woli naszego klienta, zaczynamy niewielkim zespołem, mając jednocześnie zaplanowany dalszy wzrost projektu uzależniony od pierwotnych kalkulacji wyników, które bezpośrednio wpływają na oczekiwane zyski i koszty przedsięwzięcia. W pierwszej fazie „ruszamy” doświadczonymi konsultantami. Ludźmi, którzy poradzili sobie wcześniej z wieloma trudnymi wyzwaniami i będą mogli służyć wsparciem kspecjalistom z mniejszym bagażem doświadczeń, przewidzianym do obsługiwania naturalnego wzrostu naszej akcji. Jesteśmy w tym momencie w fazie beta projektu, który już wystartował jednak wciąż znajduje się w środowisku mocno kontrolnym. Nasza uwaga jest teraz szczególnie wyczulona na ewentualne dysonanse i zgrzyty. Nigdy bowiem rzeczywistość nie odpowiada w 100% założeniom i teraz właśnie jest czas zderzenia płaszczyzn teoretycznej z praktyczną. Zderzenia, z którego weźmie swój początek w pełni już ukształtowany projekt.
Jesteśmy więc na pierwszym etapie funkcjonowania naszej współpracy. Szczególnie pomocna jest dla nas obecność doświadczonych specjalistów, których, prócz wiedzy merytorycznej, cechuje elastyczność i zdolność do korygowania pierwotnie zakładanych działań. W tle odbywają się dalsze spotkania w gronie decyzyjnym i aktywnym operacyjnie. Nierzadko nasz klient decyduje się na organizację dodatkowych szkoleń produktowych uwzględniających wiedzę zebraną podczas pierwszych kilku dni operowania na świeżo wygenerowanej akcji. Pozostałe etapy są mocno uzależnione od tego czego doświadczamy obecnie. Jakie jest zainteresowanie naszym projektem? Czy uzyskujemy dostateczną liczbę sprzedaży/leadów/połączeń? Jaka jest responsywność akcji? Od tego wszystkiego zależy czy i jak będziemy dalej, wspólnie, funkcjonować. Jeśli zaś obie strony są zadowolone z uzyskiwanych wyników – działamy dalej. Rozszerzamy zespół, opracowujemy kolejne ulepszenia skryptów i raportujemy o naszych działaniach i wynikach do Was – cały czas mając na uwadze, że użyczyliście nam części swojego biznesu, nad którym musicie sprawować jak najpełniejszą kontrolę.
Radosław Wnukowski
databroker S.A.